Despre ce ar trebui sa contina comanda/contract de transport si alte consideratii

Aceste precizari apar urmare solicitarilor primite de a pune la dispozitie un model de comanda de transport.

Ele vin atat din experienta proprie de operator de transport rutier de marfa cat si din parcurgerea comenzilor cu care sunt documentate declaratiile de incidente de plata si de transport. Parerea noastra este ca o pondere importanta a situatiilor neconforme aparute in urma incheierii unei tranzactii de transport provine din comenzi/contract fie incomplete fie acceptate cu neatentie.

Urmatoarele precizari reprezinta doar o opinie; continutul comenzii/contract este guvernat de intelegerea partilor semnatare, cu neincalcarea prevederilor legale in vigoare.

Din lista de mai jos se pot selecta numai chestiunile de interes pentru partile semnatare. A insira in comanda contract toate detaliile urmatoare, este putin de asteptat.

Identificarea fara echivoc a partilor semnatare. Este importanta pentru o eventuala implicare ulterioara a unei terte parti: politie, instanta judecatoreasca, executor judecatoresc, societate de asigurari, etc.. Partile implicate, Beneficiar si Prestator.

• Numele complet al societatilor semnatare
• Numar registru comert
• CIF cod de inregistrare fiscala
• Adresa completa a sediului social
• Banca si cont bancar
• Date de contact ale societatii: telefon, fax, email
• Numele administratorului societatii
• Numele salariatului ce semneaza in numele societatii – care e de presupus ca are o imputernicire in acest sens din partea administratorului, in caz contrar isi poate atrage raspunderea penala
• Date de contact ale semnatarului comenzii/contract, nu neaparat aceleasi cu datele de contact ale societatii

Obiectul comenzii contract, data emiterii si modul de semnare a contractului.

• Serviciul prestat (transport rutier de marfa, distributie, transport succesiv, colectare partide de marfa, distributie partide de marfa),
• data semnarii
• modul de semnare: la distanta, prin mijloace electronice, partile neaflandu-se fata in fata la o anumita locatie. Locul semnarii contractului poate crea obligatii de a supune eventuale diferende ulterioare anumitor instante de judecata.

Regimul de transport solicitat de catre beneficiar. In grupaj organizat de catre prestator sau vehicul dedicat

Tip vehicul necesar si mod de incarcare/descarcare. Prelata, carosat, temperatura controlata, decopertat, basculabil, echipare vehicul. Mod de incarcare (rampa, lateral, decopertare top)

Descrierea marfii.

• Tonaj brut
• Cubaj si metri ocupati de podea (la latimea completa a compartimentului de marfa)
• Gabarit – daca una din dimensiuni excede valorile normale (de ex. Teava 2to dar 6m lungime)
• Precizari regim ADR, temperatura solicitata – pentru regim frigo
• Precizari amarare marfa, suprapozare sau interdictie suprapozare
• Orice alte precizari referitoare la marfa si documente de insotire de natura sa fie avute in vedere de catre prestator

Ruta. Incarcare.

• Denumirea locatiei (companie, depozit)
• Adresa de unde se incarca
• Persoana de contact si date de contact
• Referinta de incarcare
• Programul locatiei de incarcare
• Data si ora de prezentare la incarcare
• Instructiuni destinate conducatorului auto la incarcare

Daca sunt mai multe incarcari si o succesiune dorita de beneficiar, acesta va tine cont de modul de incarcare a vehiculului atunci cand organizeaza succesiunea. Functie de descarcari, de programele de lucru ale locatiilor de incarcare, de durata de stationare la fiecare incarcare.

Ruta. Descarcare.

• Denumirea locatiei (companie, depozit)
• Adresa unde se descarca
• Persoana de contact si date de contact
• Programul locatiei de descarcare
• Data si interval orar de prezentare la descarcare
• Instructiuni destinate conducatorului auto la descarcare

Daca sunt mai multe descarcari si o succesiune dorita de beneficiar, acesta va tine cont de ordinea in care au fost incarcate partidele de marfa, de programul locatiilor de descarcare si de duratele estimate de stationare la fiecare descarcare.

Instructiunile beneficiarului adresate prestatorului. Aici trebuie scrise toate chestiunile de care prestatorul trebuie sa tina seama, a caror desconsiderare produc clauze penalizatoare in contract. A se tine seama ca clauzele abuzive sunt si vor fi declarate nule de catre instanta de judecata.

Enumerare, fara sa fie completa:

• Participarea sau neparticiparea conducatorului auto la incarcare/descarcare
• Durata admisibila de petrecut in asteptare la incarcari si descarcari
• Despre comunicarea neconformitatilor in timpul desfasurarii transportului, cu grija de bun simt de a se asigura accesul la interlocutor si in afara orelor de program
• Instructiuni speciale referitoare la incarcare/descarcare, documente de care trebuie sa se prevaleze conducatorul auto
• Interzicerea transportului succesiv, daca exista temei (transbordarea marfii)
• Eventuale dificultati de acces la incarcari/descarcari, acces taxabil, etc
• Instructiuni referitoare la returnarea documentelor de insotire de catre prestator catre beneficiar la terminarea transportului (fotocopiile transmise electronic reprezinta o pondere din ce in ce mai mare in solicitarile beneficiarilor)
• Discutabila interdictie de competitie neloiala a prestatorului impotriva beneficiarului, prin oferirea directa a propriilor servicii de transport expeditorului sau destinatarului marfii.

Drepturi si obligatii ale partilor semnatare.

• Toate obligatiile mentionate in contract ce nu au o valoare penalizabila precizata nu atrag consecinte. De exemplu, dreptul asumat de intarziere a platii intregii contravalori a transportului pentru program de transport nerespectat 
• In principal, posibilitatile partilor de a denunta unilateral contractul (s-a defectat masina - din partea prestatorului, marfa nu este gata - din partea beneficiarului, etc). In special tratarea situatiilor in care prestatorul a dislocat vehicul la locul de incarcare si incarcarea nu se petrece totusi) 
• Obligatia deschiderii dosarului de dauna in cazul pierderii partiale sau totale a marfii de catre prestator, in conditiile cerute de asigurator 

Contravaloare contract si conditii de plata.

• Uzual, plata se face cu scadenta. Trebuie precizat clar de cand incepe sa curga durata pana la scadenta, daca sunt zile lucratoare sau nelucratoare zilele pana la scadenta, ce se intampla daca data scadentei pica intr-o zi nebancara, etc.
• Trebuie precizat daca scadenta curge de la descarcarea marfii, de la confirmarea descarcarii, sau de la primirea facturii, in format digital, in format fizic.
• De asemenea, de avut in vedere penalizarea de intarziere aplicabila la depasirea scadentei.
• Trebuie avuta in vedere suma tuturor penalizarilor contractuale aplicabile in compensatie cu factura de transport. Scaderea pur si simplu a penalizarilor din valoarea facturii de transport duce la neinchiderea facturii in contabilitatea prestatorului. Penalizarile se factureaza conform valorilor prevazute in contract.
• De mentionat daca pretul este “all in” sau se pot documenta si adauga la factura alte costuri, ex. deplasari necunoscute la data lansarii comenzii, taxe de acces, etc.

Confirmarea comenzii/contractului de catre prestator. Semnatura contractului este insotita de precizarea identitatii conducatorului auto si a unei cai de contactare oferita beneficiarului (numar de telefon). 

***

Cateva comentarii.

• Fraza des intalnita in contracte conform careia daca prestatorul nu confirma in decurs de “x” ore se considera ca a acceptat comanda/contract cu toate ingredientele sale, este neavenita si provine dintr-o interpretare abuziva a prevederilor legale. Pe de alta parte, prestatorul poate tine in rezerva semnarea comenzii din ratiuni proprii pana in ultimul moment
• Pe de alta parte, prezentarea prestatorului la incarcare si ulterior existenta scrisorii CMR face dovada acceptarii comenzii/contract
• Comanda/contract este uzual redactata si propusa semnarii prestatorului de catre beneficiar. Este de asemenea uzual ca aceste redactari sa constituie reprezentarea intereselor partii care redacteaza contractul. De aceea, daca practic stagiul de negociere nu este posibil din perspectiva temporala, prestatorul este recomandat sa marcheze pe documentul contract clauzele pe care le respinge prin semnarea contractului. Aceste modificari trebuie sa fie acceptate/confirmate de catre emitentul comenzii de transport.
• Pe scrisoarea CMR conducatorul auto va insista sa fie trecute orele de prezentare si de eliberare si de la incarcare si de la descarcare, in scopul eliminarii unor dispute ulterioare intre partile semnatare ale contractului
• Recomandare catre conducatorul auto: sa foloseasca rubrica rezerve transportator, daca este cazul; uzual, in transportul marfii paletizate, conducatorul auto preia paleti infoliati (la numar) si este confruntat cu o inventariere pe baza de aviz de insotire a continutului acestora la descarcare. Faptul ca la incarcare paletii erau deja infoliati si nu s-a putut face acelasi inventar al continutului pe baza avizului de insotire, este o mentiune necesara in rubrica de rezerve transportator.
• Subcontractarea de catre prestator a sarcinii de transport necolportand toate obligatiile sale contractuale in propria comanda catre prestatorul efectiv constituie un risc ce intra in totala raspundere a prestatorului ce subcontracteaza la randul sau. O buna practica profesionala cere ca in contractul de transport cu beneficiarul, prestatorul sa precizeze calitatea sa de expeditor in circumstanta data. Verificarea vehiculului, daca el apartine sau nu prestatorului, se face foarte usor verificand copia conforma a numarului de camion furnizat la confirmarea contractului. Daca copia conforma exista insa apartine altei firme, aceasta este proba ca prestatorul a subcontractat.

Oricum, situatiile ce pot surveni in realitatea desfasurarii transporturilor depasesc consistent tot ce este prezentat in acest articol. Dar, atata timp cat litera contractului de transport prevede cat mai multe dintre neconformitatile ce pot surveni, cu atat desfasurarea contractului dupa terminarea descarcarii este mai lipsita de conflicte.

Echipa BursaTransport